Qué documentos necesita para vender su casa en Colombia: la lista completa

Vender una casa o un apartamento en Colombia no se traba por falta de compradores. Se traba por papeles. Un negocio cerrado, con precio acordado y las dos partes contentas, se puede caer porque el certificado de tradición salió con una hipoteca que nadie levantó, porque el predial tenía tres años vencidos o porque el propietario está fuera del país y el poder que envió no servía.

La buena noticia es que la lista de documentos es finita y conocida. Aquí está completa, con lo que hay que revisar en cada uno, dónde se consigue y qué hacer cuando el caso no es el sencillo. Si usted está pensando en vender en Cota, Chía, Cajicá, Tabio o cualquier municipio de la Sabana, empiece por aquí antes de publicar el inmueble.

1. Certificado de Libertad y Tradición

Es el documento más importante de todos. Es la hoja de vida jurídica del inmueble: dice quién es el dueño, cómo lo adquirió y qué le pesa encima (hipotecas, embargos, demandas, afectaciones a vivienda familiar, patrimonio de familia).

Dónde se pide: en cualquier Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, o en línea en el portal oficial vur.gov.co (Ventanilla Única de Registro). En línea llega al correo en minutos.

Cuánto cuesta: es una tarifa fija que la Superintendencia de Notariado y Registro actualiza cada año y que ronda los veintitantos mil pesos por certificado. El sistema le muestra el valor exacto antes de pagar.

Qué revisar en él, línea por línea:

• Que el titular sea usted y que el nombre y la cédula coincidan exactamente con su documento. Un apellido mal escrito en el registro se corrige, pero toma tiempo.
• Anotaciones vigentes. Cada movimiento del inmueble queda anotado y numerado. Lo que importa no es cuántas anotaciones hay, sino cuáles siguen vigentes: una hipoteca cancelada aparece igual en el historial, pero con su anotación de cancelación al lado.
• Medidas cautelares: embargos, demandas civiles, procesos de pertenencia. Cualquiera de estas bloquea la venta hasta que se levante.
• Afectación a vivienda familiar o patrimonio de familia. No impiden vender, pero exigen pasos adicionales (autorización del cónyuge o levantamiento ante notaría o juez).
• El área y los linderos deben coincidir con la escritura. Si no coinciden, hay que corregir antes de vender.
• La fecha de expedición. Un certificado sirve para mostrar el estado actual, así que en la práctica se pide reciente: la mayoría de compradores y de bancos lo aceptan con menos de 30 días.

2. Escritura pública del inmueble

Es el documento con el que usted adquirió la propiedad, firmado en notaría y registrado. Se necesita la copia auténtica, no una fotocopia suelta.

Si la perdió, la notaría donde se firmó le expide una copia. Por eso conviene saber el número de escritura, la fecha y la notaría; todo eso aparece en el certificado de tradición, en las anotaciones.

Revise que la escritura y el certificado digan lo mismo: mismo número de matrícula inmobiliaria, misma área, mismos linderos. Cuando no coinciden, casi siempre es por una corrección que quedó a medias hace años y hay que resolverla antes de firmar promesa.

3. Paz y salvo de administración (si el inmueble está en conjunto)

Lo expide la administración del conjunto o edificio. Certifica que el inmueble no debe cuotas de administración ni cuotas extraordinarias.

Dos advertencias prácticas. La primera: las deudas de administración persiguen al inmueble, no a la persona, así que ningún comprador informado firma sin este documento. La segunda: pida también que le informen si hay cuotas extraordinarias aprobadas pero aún no cobradas (una fachada, un ascensor, un tanque). Eso no aparece en el paz y salvo y es motivo frecuente de discusión después de la venta.

4. Paz y salvo de impuesto predial

Se descarga en el portal de la alcaldía del municipio donde está el inmueble. En los municipios de la Sabana cada alcaldía tiene su propio sistema en línea.

El predial también persigue al inmueble. Revise que esté al día el año en curso y los anteriores, y guarde el recibo de pago junto con el paz y salvo.

5. Paz y salvo de valorización (cuando aplica)

La valorización es una contribución que cobran algunos municipios cuando hacen obras que benefician a un sector. No todos los inmuebles la tienen, pero cuando existe y no se paga, bloquea el registro de la escritura nueva.

Se consulta en la secretaría de hacienda o en el instituto de valorización del municipio. Si nunca le han cobrado, pida igual la certificación de que no debe: cuesta poco y evita sorpresas en notaría.

6. Recibos de servicios públicos al día

Agua, energía, gas y, si aplica, el servicio de aseo. Se piden los últimos recibos pagados de cada servicio.

Aquí hay un detalle que se olvida: los servicios públicos se facturan al predio. Si el inmueble estuvo arrendado y quedó un saldo, ese saldo llega a nombre del nuevo propietario. Revise antes.

7. Cédula del propietario y del cónyuge

Copia legible de la cédula de ciudadanía de quien firma. Si el propietario es casado o tiene unión marital de hecho declarada, y el inmueble fue adquirido dentro de la sociedad conyugal, se necesita también la cédula y la firma del cónyuge, aunque en el certificado de tradición solo aparezca un nombre.

Este es uno de los errores más comunes: se avanza todo el negocio con un solo firmante y en la notaría aparece que faltaba la autorización del otro.

8. Si el inmueble tiene hipoteca

Se puede vender. Se hace todos los días. Lo que cambia es el procedimiento.

El propietario pide al banco un certificado de saldo insoluto (cuánto se debe hoy y hasta qué fecha es válida esa cifra). Con eso se estructura la venta de una de dos formas: el comprador paga primero al banco el saldo y el resto al vendedor, o se firma la escritura de compraventa junto con la escritura de cancelación de la hipoteca en la misma notaría, el mismo día.

Lo importante: la hipoteca no desaparece sola cuando se paga el crédito. Hay que otorgar y registrar la escritura de cancelación. Muchos propietarios que pagaron su crédito hace años descubren, al pedir el certificado para vender, que la hipoteca sigue anotada.

9. Si hay una sucesión de por medio

Si el titular del inmueble falleció, nadie puede vender hasta que la sucesión esté hecha y registrada. No basta con ser el hijo, ni con tener el testamento en la mano.

La sucesión se puede tramitar ante notaría cuando todos los herederos están de acuerdo y son capaces, lo que es más rápido y económico; o ante juez cuando hay desacuerdo, herederos menores de edad o problemas con el inventario. Al final, la escritura de partición se registra y ahí sí el certificado de tradición muestra a los herederos como titulares. Solo entonces se puede vender.

Consejo práctico: si usted sabe que su caso tiene sucesión pendiente, empiece por ahí y en paralelo prepare el inmueble. La sucesión es el camino largo del proceso.

10. Si el propietario está fuera del país

Se resuelve con un poder especial, no con un poder general cualquiera. El poder debe decir expresamente que se otorga para vender ese inmueble, identificado con su matrícula inmobiliaria y su dirección, y a favor de una persona determinada.

Se firma en el consulado de Colombia del país donde esté el propietario, o ante notario del exterior con apostilla y traducción oficial si el documento no está en español. Un poder mal redactado —sin la matrícula, sin la facultad expresa de vender, sin apostilla— se devuelve en la notaría y hay que rehacerlo desde el exterior, con las semanas que eso significa.

La lista corta, para imprimir

• Certificado de Libertad y Tradición reciente
• Escritura pública (copia auténtica)
• Paz y salvo de administración, si es conjunto
• Paz y salvo de predial del año en curso
• Paz y salvo de valorización, si aplica en el municipio
• Últimos recibos de servicios públicos pagados
• Cédula del propietario y del cónyuge cuando corresponda
• Certificado de saldo del banco, si hay hipoteca
• Escritura de partición registrada, si hubo sucesión
• Poder especial apostillado, si el propietario está fuera

Quién arma todo esto

Reunir estos documentos toma tiempo y conocer el camino. En GRUPO DEYCO acompañamos todo el proceso documental del propietario sin costo adicional: revisamos el certificado de tradición antes de publicar el inmueble, le decimos qué falta, qué hay que corregir y en qué orden, y coordinamos con la notaría hasta la firma.

Nuestra comisión por la venta es del 3% del precio de venta y solo se cobra si la propiedad se vende: se causa 50% al firmar la promesa de compraventa y 50% al firmar la escritura pública. Si el inmueble no se vende, usted no paga nada por el acompañamiento.

Si quiere que revisemos su caso, escríbanos al WhatsApp 310 217 5748. Y si le interesa ver qué se está vendiendo hoy en su zona antes de decidir precio, el catálogo está en grupodeyco.com/propiedades.